Peningkatan permintaan adalah momen yang membahagiakan bagi UMKM karena menandakan produk mulai dipercaya pasar. Namun di balik kabar baik tersebut, banyak pelaku usaha justru menghadapi tantangan besar: kualitas produk mulai tidak stabil. Saat produksi meningkat, risiko kesalahan juga ikut naik, mulai dari bahan baku tidak seragam, rasa/tekstur berubah, pelayanan melambat, hingga komplain pelanggan meningkat. Jika tidak ditangani dengan sistem yang tepat, lonjakan permintaan bisa menjadi bumerang yang merusak reputasi usaha.
Karena itu, UMKM perlu strategi khusus agar mampu meningkatkan kapasitas tanpa mengorbankan standar kualitas. Konsistensi adalah kunci utama agar pelanggan tetap puas dan terus melakukan pembelian ulang.
Menentukan Standar Produk yang Jelas Sejak Awal
Langkah paling penting adalah menentukan standar kualitas produk secara rinci. Banyak UMKM mengandalkan “kebiasaan produksi” tanpa standar tertulis, sehingga ketika produksi dibantu orang lain, hasilnya berubah-ubah. Standar ini harus mencakup detail seperti ukuran, komposisi bahan, rasa, tingkat kematangan, warna, aroma, hingga bentuk kemasan.
Standar yang jelas memudahkan UMKM untuk mempertahankan kualitas meskipun volume produksi meningkat. Selain itu, standar menjadi acuan evaluasi jika terjadi penurunan kualitas.
Membuat SOP Produksi yang Mudah Dipahami
SOP atau Standard Operating Procedure sangat membantu menjaga konsistensi saat permintaan meningkat. SOP tidak perlu rumit, cukup berisi langkah-langkah produksi dari awal sampai akhir secara urut dan detail. Misalnya urutan pencampuran bahan, durasi memasak, suhu, waktu pendinginan, hingga proses packing.
SOP akan mempercepat proses pelatihan pegawai baru dan mengurangi kesalahan akibat produksi terburu-buru. UMKM yang punya SOP biasanya lebih siap berkembang karena sistem usaha tidak bergantung pada satu orang.
Menjaga Kualitas Bahan Baku Tetap Stabil
Peningkatan permintaan sering membuat UMKM membeli bahan baku lebih banyak atau mencari supplier baru. Di sinilah potensi masalah muncul karena bahan baku dari supplier berbeda bisa memiliki kualitas tidak seragam. Untuk menghindari hal ini, UMKM perlu membuat daftar supplier utama yang terbukti stabil dan memiliki standar bahan yang sesuai kebutuhan.
Selain itu, penting juga membuat sistem pengecekan bahan baku sebelum dipakai. Contohnya mengecek kesegaran, warna, aroma, tingkat kekeringan, atau tanggal kadaluarsa. Jika bahan baku tidak stabil, hasil produk juga akan berubah.
Mengatur Skala Produksi Bertahap dan Terukur
UMKM sering tergoda langsung memperbesar skala produksi secara drastis demi mengejar permintaan. Padahal peningkatan yang terlalu cepat bisa membuat proses produksi kehilangan kontrol. Cara paling aman adalah menaikkan kapasitas secara bertahap agar sistem bisa menyesuaikan.
Misalnya jika biasanya produksi 50 pcs per hari, naikkan ke 70 pcs dulu sambil evaluasi kualitas. Jika stabil, baru naik ke 100 pcs. Dengan cara ini, kualitas tetap terpantau dan perubahan bisa dikontrol.
Membagi Proses Produksi Menjadi Beberapa Tahap
Saat permintaan meningkat, produksi yang dilakukan oleh satu orang dari awal sampai akhir akan membuat hasil mudah tidak konsisten. Solusinya adalah membagi kerja berdasarkan tahapan produksi, misalnya tim bahan, tim produksi, tim finishing, dan tim packing.
Pembagian tugas membuat setiap proses lebih fokus dan mudah diawasi. Selain itu, tenaga tidak terlalu terbebani sehingga meminimalkan kesalahan akibat kelelahan.
Melakukan Quality Control Sebelum Produk Dikirim
Quality control (QC) adalah kunci agar produk yang sampai ke pelanggan tetap sesuai standar. QC bisa dilakukan dengan cara sederhana seperti pengecekan rasa, ukuran, tekstur, kebersihan, hingga kerapihan kemasan sebelum produk dikirim.
Untuk UMKM makanan, QC bisa berupa sampel produk tiap batch. Untuk produk non makanan, QC bisa berupa pengecekan fisik dan ketahanan produk. Walaupun sederhana, QC akan mengurangi komplain dan menjaga kepercayaan pelanggan.
Mengelola Stok dan Produksi dengan Sistem yang Rapi
Lonjakan permintaan sering membuat stok bahan baku dan stok produk jadi tidak terkontrol. Akibatnya, ada bahan yang basi, ada produksi yang terlambat, atau ada pesanan yang tertukar. Untuk menghindari hal ini, UMKM perlu sistem pencatatan stok yang rapi.
Minimal gunakan pencatatan sederhana seperti masuk-keluar bahan baku dan jumlah produksi harian. Jika usaha mulai besar, UMKM bisa memakai aplikasi kasir atau manajemen stok agar alur lebih tertata dan produksi tetap konsisten.
Memberi Pelatihan Tim dan Menjaga Disiplin Standar
Ketika tenaga kerja bertambah, kualitas produk sangat dipengaruhi kedisiplinan tim. UMKM harus memastikan semua anggota memahami SOP dan standar kualitas. Pelatihan tidak hanya sekali, tetapi dilakukan berkala, terutama saat ada pembaruan sistem.
Selain itu, pemilik usaha perlu rutin melakukan evaluasi, memberikan arahan, dan memastikan standar tidak dilanggar. Hal kecil seperti ketelitian menimbang bahan atau cara packing yang rapi sering menentukan kualitas akhir produk.
Menjaga Komunikasi dengan Pelanggan Saat Permintaan Tinggi
Saat permintaan meningkat, kemungkinan keterlambatan atau keterbatasan stok juga ikut naik. Daripada memaksakan produksi berlebihan yang menurunkan kualitas, UMKM bisa menerapkan sistem pre-order atau pembatasan kuota harian.
Komunikasi yang jujur kepada pelanggan jauh lebih aman daripada mengorbankan kualitas demi mengejar semua pesanan. Pelanggan biasanya lebih menerima jika informasi disampaikan dengan jelas dan pelayanan tetap profesional.
Kesimpulan
Menjaga konsistensi kualitas produk di tengah peningkatan permintaan adalah tantangan besar bagi UMKM, tetapi sangat bisa diatasi dengan sistem yang tepat. Standar produk, SOP produksi, stabilitas bahan baku, quality control, pembagian tugas, serta manajemen stok adalah fondasi utama agar kualitas tetap terjaga. Dengan konsistensi kualitas, UMKM tidak hanya mampu memenuhi permintaan, tetapi juga membangun reputasi dan kepercayaan pelanggan untuk pertumbuhan jangka panjang yang lebih kuat.
